Tietosuojaseloste

Savonlinnan Nuorkauppakamari ry:n tietosuojaseloste 

  1. Rekisterinpitäjä 

Savonlinnan Nuorkauppakamari ry (Y-tunnus 0569903-3)  

email: savonlinna@jci.fi 

Katso ajantasaiset yhteystiedot PHR-linkki

 

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Katso hallituksen ajantasaiset yhteystiedot nettisivuiltamme 

Laskutusasiat (TREAS) – treas.savonlinna@jci.fi (pysyvä osoite) 

Tiedottaja (LIO) – vastaa uutiskirjeistä ja ylläpitää jäsenrekisteriä 

Puheenjohtaja (PRES) ja valmistautuva puheenjohtaja (DP) vastaavat että yhdistys toimii sääntöjen mukaan 

 

  1. Rekisterin nimi

Tapahtumien sidosryhmä-, osallistuja- ja asiakasrekisteri  

 

  1. Rekisteröidyt

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallistujia tai markkinointiluvan antaneita. Yksi rekisterin henkilöryhmistä on yhdistyksen omassa toiminnassa mukana olevat jäsenet. Toiminnasta poistuneiden jäsentiedot poistetaan kuluvan vuoden loppuun mennessä. 

 

  1. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.  

Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.  

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
 

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Osallistujan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta. 

Nimi 

Sähköpostiosoite 

Yhteystiedot 

Kamari 

Jäsenstatus 

Virka kamarissa 

Allergiat ja juomatoiveet 

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta. Yhteistyökumppanuudet tai sidosryhmät on mahdollista lisätä henkilökohtaisella pyynnöllä. Rekisterinpitäjä vie itse tiedot rekisteriin.
 

  1. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Rekisterinpitäjä toimii tiiviissä yhteistyössä kattojärjestönsä Suomen Nuorkauppakamari ry:n kanssa järjestäessään tapahtumia ja käsitellessään yhdistyksen jäsenasioita mm. maksaa jäsenkohtaisen maksun kattojärjestölle alkuvuodesta. Perustelluissa tilanteissa rekisterin tietoja on mahdollista hyödyntää kattojärjestön toiminnan tukena (maksimissaan nimi, sähköposti ja sukupuoli).  

Koulutukseen osallistuvien tiedot rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröinnin yhteydessä Opintokeskus Siviksen rekisteriin. Tästä on ilmoittautumislomakkeella kerrottu selkeästi. Rekisteröinnissä pyydettävät henkilötiedot ovat nimi, sähköposti ja sukupuoli. Tietoja ei luovuteta Siviksen rekisteristä ulkopuolisille tai käytetä markkinointitarkoitukseen.  

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle  

Opintokeskus Sivis toimii koulutuksiemme kumppanina. Imoittautumalla tapahtumiimme, rekisteröityvä henkilö hyväksyy myös erikseen että rekisteröityvän nimen ja sähköpostiosoitteen saa ilmoittaa Opintokeskus Sivikselle. 

Opintokeskus Sivis: SNKK (Suomen Nuorkauppakamari ry) on Opintokeskus Siviksen jäsenjärjestö. Opintokeskus Sivis toteuttaa, tutkii, kehittää, ohjaa ja tukee järjestöllistä koulutusta ja SNKK:n koulutustoiminta saa myös tätä tukea. Koulutuksiin osallistujista toimitetaan Sivikselle seuraavat tiedot: nimi ja sähköpostiosoite (yli kuuden tunnin koulutuksista). Lisätietoa Siviksen toiminnasta ja tietojen käytöstä saat osoitteesta www.ok-sivis.fi   

 

  1. Tietojen suojaus

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi yhdistyksen hallitus ja tapauskohtaisesti tapahtuman vastuuhenkilö, mikäli kyseessä on tapahtuma johon kerätään omat rekisteröitymistiedot.  Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
 

  1. Tietojen käsittelyn kesto

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröityjen tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.  

 

  1. Tietojen käsittelijät

TIetoja käsittelee Savonlinnan Nuorkauppakamari ry, kattojärjestö Suomen Nuorkauppakamarit ry, ja Opintokeskus Sivis. Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. 

 

  1. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia. 

 

  1. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva: 

  • Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi. 
  • Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta. 
  • Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä. 
  • Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen. 
  • Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsitelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. 

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi. 

 

  1. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti sähköpostitse osoitteeseen savonlinna@jci.fi
 

  1. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.